5 Tipps, um die Kommunikation mit Kunden zu vereinfachen
Seit über fünf Jahren arbeite ich bereits mit einer Vielzahl an Kunden zusammen. In dieser Zeit habe ich nicht nur viel über das Schreiben und Übersetzen gelernt, sondern auch über das Thema Kommunikation. Paul Watzlawick sagte bereits: „Man kann nicht nicht kommunizieren“ – aber wie geht’s denn richtig? Viele meiner Kunden sitzen nicht gerade um die Ecke, geschweigedenn im gleichen Land. Hier sind meine 5 Tipps, wie die Kommunikation mit neuen oder bestehenden Kunden wesentlich einfacher wird.
Vorbereitung ist das A und O
Und zwar gezielte Vorbereitung. Für jeden neuen Kunden und/oder jedes neue Projekt schaue ich genau, worum es geht und was wohl von mir erwartet wird. Ich mache mir Notizen und schreibe Fragen auf, anhand derer ich das Gespräch ggf. steuern kann. Das reduziert die Chance auf Rückfragen und spätere Unklarheiten und spart wertvolle Zeit. So bekomme ich auch alle Informationen, die ich zur Erstellung eines Angebots brauche.
Absprachen unbedingt schriftlich festhalten
Nachdem wir also unser Gespräch erfolgreich beendet haben, ist es immer von Vorteil, das Gesagte nochmal schriftlich festzuhalten. So werden Vereinbarungen verewigt und etwaige Missverständnisse aufgedeckt bzw. aus dem Weg geräumt. Auch ein Vertrag oder eine andere Art der schriftlichen Einigung über das Arbeitsverhältnis gehört dazu – egal, wie gut die Parteien sich kennen oder wie locker das Verhältnis ist.
Zum Hörer greifen kann Problemen vorgreifen
Ja, manchmal ist das tatsächlich so. Vor allem Millenials und Gen Z machen lieber alles schriftlich – mich eingeschlossen. Und oft gibt es Themen, die sich kurz per E-Mail klären lassen. Doch bevor man 246 Mails hin- und herschickt und sich immer wieder neue Rückfragen ergeben, sollte man lieber schnell zum Hörer greifen. Unnötige Wartezeiten verschieben die Projekt-Timeline, bringen Kunden wie Dienstleister unter Druck und kreieren eine unschöne Atmosphäre. Da lohnt es sich eher, alle Eckpunkte zu notieren, schnell ein Gespräch zu führen und dann das Projekt anständig weiterzuführen.
Komm zum Punkt
Ob per E-Mail oder am Telefon: Wischi-Waschi-Formulierungen hindern eine klare Kommunikation. Gerade bei unangenehmen Themen sind wir oft versucht, um den heißen Brei herumzureden. Doch das klaut nicht nur Zeit, sondern wirkt auch unprofessionell. Nicht zu verwechseln ist dieser Tipp jedoch mit Unhöflichkeit. Die hat nirgendwo ihren Platz.
E-Mails richtig formatieren
Ja, auch das fördert die effiziente Arbeit. Stichpunkte, Fettungen oder sogar ein bisschen Farbe heben wichtige Punkte hervor und machen es einfacher, das Auge direkt darauf zu lenken. Gezielt eingesetzt können sie den Lesefluss so erleichtern und fokussieren. Natürlich gibt es auch hier Grenzen - die E-Mail muss hinterher nicht aussehen wie ein abstraktes Gemälde.
Natürlich gibt es noch jede Menge andere Wege zur Vereinfachung der Kommunikation. Sicherlich ist dies auch eine individuelle Geschichte. Doch diese Punkte sind ein guter Startpunkt, um Kunden langfristig zu binden und eine reibungslose Arbeit zu ermöglichen.